FAQs  - Frequently asked Questions
Was Sie schon immer wissen wollten!

Die häufigsten Fragen zur Mail to Print Innovative Briefdistribution haben wir Ihnen hier zusammengestellt. Sollten Sie darüber hinaus noch Fragen haben, schreiben Sie uns!


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Meine Unternehmensfilialen im Ausland müssen regelmäßig Briefe nach Deutschland versenden. Ist das möglich und was kostet es an Porto?
Ja, das ist natürlich möglich und vergleichsweise günstig, denn Sie zahlen auch in diesem Fall lediglich die deutschen Portokosten. Egal wo Sie sich im Ausland aufhalten: Ihre Briefe werden online an uns nach Deutschland übermittelt, wir drucken sie in Deutschland und geben sie anschließend in Deutschland in die Postzustellung. Die Kosten für Ihre Briefe (Druck und Zustellung) können Sie vorab in unserem Tarifrechnen einsehen: https://bop.mailtoprint.de/unternehmensloesungen.php

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Läuft die "BoP"-Software unter Windows Vista und Windows 7?
Ja!
Es stehen je nach Betriebssystem zwei unterschiedliche Software -Versionen zum Download zur Verfügung:

Für 32-Bit Version - Betriebssysteme: Microsoft Windows® 2000 mit SP 4, Windows® 2003, Windows® XP Home Edition / Professional, Windows® XP Media Center Edition steht folgende Softwareversion zum Download zur Verfügung:
BoP-Software (32-Bit Version).

Für 64-Bit Version - Betriebssysteme: Windows® XP Home Edition / Professional, Windows ® Vista, Windows ® 7,
steht folgende Softwareversion zum Download zur Verfügung: BoP-Software (64-Bit Version)
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Ich habe eine zweiseitige Rechnung geschrieben und den Druckauftrag an die BoP-Software übergeben. Hier werden mir nun 2 Briefe angezeigt, statt eines Briefes mit 2 Seiten.
Die BoP-Software ermittelt auf der ersten Seite im Adressdatenbereich anhand der dort positionierten 5-stelligen Zahl die Postleitzahl. Das bedeutet für die Software: Dies ist die erste Seite des Briefes.
Befindet sich auf der zweiten Seite des Briefes im Adressdatenbereich (siehe Seite 4 der Kurzanleitung) zufällig auch eine 5-stellige Zahl, so deutet die Software, dass hier bereits die erste Seite eines neuen, zweiten Briefes beginnt.
Lösung: Vermeiden Sie ab Seite 2 eines Briefes die Positionierung 5-stelliger Zahlen im "Adressdatenbereich".
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Ich habe mein Briefpapier nicht als Vorlage auf meinem PC, möchte aber gerne meine Geschäftsbriefe mit der „BoP“-Software versenden. Können Sie mir helfen?
Unter dem Menü „Downloads“ stehen für Sie kostenlose Geschäftsbriefvorlagen bereit (Briefvorlagen, Angebotsvorlage, Bestellungsvorlage, Rechnungsvorlage und Mahnungsvorlage).
In diese Word-Vorlagen können Sie Ihre persönlichen Kontakt- und Geschäftsdaten bequem in Kopf- und Fußzeile einfügen. Ihr Logo kann ebenfalls in die Kopfzeile eingefügt werden.
Gerne helfen wir Ihnen auf Wunsch bei der Erstellung Ihrer persönlichen Geschäftsvorlagen. Der Kostenaufwand liegt in der Regel aufwandabhängig bei ca. 10,00 Euro bis 30,00 Euro.
Auch sehr individuell gestaltete Vorlagen, wie z.B. Einladungen zum Firmenjubiläum, Ausstellung, Hausmesse, verkaufsoffener Sonntag… fertigen wir gerne für Sie.
Bitte kontaktieren Sie uns!

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Wie bekomme ich meine Unterschrift in meinen Brief?
Scannen Sie Ihre Unterschrift ein und bearbeiten Sie diese mit einem entsprechenden Bearbeitungsprogramm (z.B. Paint oder Photoshop Elements) und speichern Sie die Unterschrift z.B. im „jpg-Dateiformat“ auf Ihrem Rechner ab.
Die nun als Grafikdatei vorhandene Unterschrift können Sie dann in Ihren Brief einfügen. Z.B. in "Word" über das Menü „Einfügen“ – „Grafik“ – „Aus Datei“ – und dann Ihre Unterschrift auswählen.
Die Grafik kann nun beliebig auf die gewünschte Größe skaliert werden und in die gewünschte Position gezogen werden.

TIP: Sobald sich die eingefügte Unterschrift in der richtigen Position und Größe in Ihrem Brief befindet, können Sie per Klick mit der rechten Maustaste die Unterschrift (Grafik) beliebig formatieren.
Klicken Sie beispielsweise auf die Registerkarte „Layout“ und wählen „hinter den Text“, so werden die Zeilenumbrüche Ihres Textes durch das Einfügen der Grafik nicht verändert.

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Wie sicher sind meine über das Internet übertragenen Daten?
Die Verbindung zwischen Ihrem PC und unserem Server wird nach dem sogenannten SSL-Protokoll (Secure Socket Layer Protocol) mit einer Schlüssellänge von mindestens 128 BIT gesichert.
Sie erkennen die aktive Verschlüsselung in Ihrem Browser an dem geschlossenen Vorhängeschloss in der Statusleiste. Ferner erscheint in der Adresszeile anstatt „http://“ der Eintrag „ https//“ (HyperText Transfer Protocol Secure ).
Das Versenden Ihrer Daten an unseren Server erfolgt ebenfalls über ein gesichertes und verschlüsseltes Standardübertragungs-Verfahren. Wir setzten hierfür das SFT-Protokoll, (Secure Shell File Transfer Protocol ), das eine sichere, authentifizierte und verschlüsselte Verbindung zwischen zwei Rechnern über ein Netzwerk wie beispielsweise das Internet ermöglicht.
Zusätzlich werden Ihre Dateien lokal nach der Übertragung in das BoP-Programm nach einem 128 Bit – Verschlüsselungsverfahren gesichert.
Für Sie bedeutet das:
a) alle Daten werden sicher und verschlüsselt über das Netz übertragen,
b) die Identität des Servers und seines Betreibers wird garantiert und
c) alle Daten vollständig und unverändert ankommen.
Wir arbeiten streng nach dem Datenschutzgesetz und dem Postgesetz!

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Kann ich auch Briefe ins Ausland senden?
Auslandszustellungen von Dokumenten im PDF-Format sind möglich! Siehe hierzu "Anleitung PDF-Versand" (Menü "Anleitungen" und "Downloads"). Die Preise können Sie bequem über die entprechenden Tarifrechner ermitteln (Menü "Tarifrechner").
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Kann ich eine „pdf-Datei“ mit BoP versenden?
Der Versand von PDF-Dateien erfordert aufgrund der Vielzahl unterschiedlicher PDF-Formate eine gesonderte Verarbeitung und Vorab-Prüfung durch unseren technischen Support. Der Versand von PDF-Dateien erfolgt daher nicht über die „BoP“-Software.
Übersenden Sie uns einfach eine Ihrer Standard-PDF-Versanddateien zur Prüfung der Kompatibilität (support@briefonlineportal.de).
Anschließend richten wir Ihnen einen individuellen, gesicherten PDF-Upload in Ihrem persönlichen WEB-Account ein, über den Sie Ihre zu versendenden PDF-Dateien an uns übermitteln können.
Siehe hierzu auch unsere Anleitung zum PDF-Versand unter „Downloads“!
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Warum können Sie so preiswert sein?
Wir sind ein Großauflieferer bei der Deutschen Post AG und bekommen somit dort Rabatte. Einen Teil des Rabatts geben wir selbstverständlich an unsere Kunden weiter.
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Was kostet ein Brief?
Auf unserer Web-Seite steht Ihnen zur Ermittlung Ihrer individuellen Druck- & Versandkosten unsere „Tarifrechner“ zur Verfügung.
Der günstigste Brief kostet 0,55 ¤* - 1 Seite sw-Druck, inkl. Papier, Druck, Kuvert und Zustellung in der BRD.

*zzgl. der gesetzlichen MwSt.

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Was kostet die Nutzung der „BoP"-Software?
Sie bezahlen nur die Briefe, die Sie uns als Druck- und Versandauftrag übermitteln. Es gibt keine Grundgebühren. Auch die Registrierung/ Anmeldung auf unseren Brief-online-Portal ist ebenso kostenlos, wie die Nutzung der BoP-Software, die wir Ihnen als Download zur Verfügung stellen.
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Wie wird bezahlt?
Bei der Registrierung können Sie die gewünschte Zahlungsart, Vorkasse oder Rechnungszahlung, wählen.
Für Neukunden wird der Erstauftrag gegen Vorkasse abgewickelt.
Bei der Registrierung (Erst-Anmeldung) können Sie einen Betrag ¤ 25, ¤ 50, ¤ 75 oder ¤ 100,00 auswählen.
Über diesen Betrag erhalten Sie eine Pro-forma-Rechnung. Dies ist ein technisch automatisierter Vorgang, durch den Sie keine Vertragsbindung eingehen und Ihnen keinerlei Kosten entstehen. Bei Nichtnutzung können Sie diese Pro-forma-Rechnung ignorieren.
Mit dem Geldeingang erfolgt Ihre Kontofreischaltung sowie der Versand der offiziellen Rechnung.
Danach gilt die von Ihnen bei der Registrierung gewählte Zahlungsart (Vorkasse oder Rechnungszahlung).
Bei einem wöchentlichen Rechnungsbetrag unter ¤ 50,00 erheben wir einen Rechnungsaufschlag von ¤ 5,00. Diesen Aufschlag können sie sparen, wenn Sie weithin das Vorkasse-Verfahren nutzen.
Rechnungskunden können auch bequem das Lastschriftverfahren wählen. Ein entsprechendes Formular finden
Sie unter “Downloads”.
Guthaben können jederzeit kostenlos zurückgefordert werden. Bei jedem Web-Login wird Ihr aktueller Kontostand angezeigt.

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Kann ich die BoP-Software testen, bevor ich mich als Nutzer registriere?
Ja, einfach die BoP-Software downloaden und auf Ihrem Rechner installieren. Bis zur Registrierung können Sie das Programm als Demo-Version nutzen und die Funktionen kennenlernen und testen.
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Kann ich den Versand über BoP testen?
Ja, wir bieten Ihnen den kostenlosen Testversand eines Briefes an, sobald Sie sich registriert haben. Rufen Sie uns an unter: 02102 - 55 66 100 oder senden Sie eine Mail an: info@mailtoprint.de

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Welche Schritte muss ich tun, um Ihr Brief-online-Portal nutzen zu können?
1. Download der Software über www.briefonlineportal.de
2. Installation der Software auf Ihrem Rechner,
3. Wir empfehlen Ihnen das Lesen der Kurzanleitung, die wir im Menü "Downloads" zur Verfügung stellen,
4. Anmeldung/Registrierung über www.briefonlineportal.de (Menü „neu registrieren“),
5. Kontofreischaltung: Um BoP vollständig nutzen zu können, ist es obligatorisch, dass für die Erstversendung ein Betrag in Höhe von mind. 25,00 EUR auf unser Konto eingegangen ist.
Nach Eingang der Zahlung erfolgt die sofortige Kontofreischaltung (ohne Kontofreischaltung ist die Nutzung des Brief-online-Portals nicht möglich) sowie der Versand der offiziellen Rechnung.
Per Email geben wir Ihnen umgehend Nachricht, sobald Sie als User freigeschaltet sind.
Ist der Erstversand erfolgreich abgeschlossen, wird anschließend die von Ihnen bei der Anmeldung angegebene Zahlungsart (Vorkasse oder Rechnungszahlung) berücksichtigt.

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Was muss ich bei der Installation der BoP-Software beachten?
Systemvoraussetzungen: Internetzugang (DSL empfohlen). Prozessor: Intel® Pentium® III und vergleichbarer oder besserer Prozessor. Betriebssystem: Microsoft Windows® 2000 mit SP 4, Windows® 2003, Windows® XP Home Edition / Professional, Windows® XP Media Center Edition, Windows ® Vista. Arbeitsspeicher: 256 MB (1 GB empfohlen).
Verfügbarer Festplattenspeicherplatz: 12,5 MB für Programm- und Inhaltsdateien.
Bei Installation via Programm-Download bitte sicherstellen, dass ggf. Ihre Firewall die Download-Aktion erlaubt. Siehe Konfigurationseinstellung Ihrer Firewall.
Vor der Installation bitte unbedingt alle anderen Anwendungen schließen.Kompatibilität: BoP arbeitet kompatibel mit allen gängigen Textbearbeitungsprogrammen, Office-Anwendungen und Branchenlösungen.
Hinweis: Windows 2000-User müssen unbedingt Service-Pack 4 installiert haben!

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Bei der Installation der BoP-Software erhalte ich eine Meldung, dass der Windows-Logo-Test nicht bestanden wurde. Was muss ich tun?
Diese Meldung bedeutet lediglich, dass der Treiber nicht von Microsoft zertifiziert wurde. Sie können einfach auf „Installation fortsetzen“ klicken, da die Installation keine negativen Auswirkungen auf Ihren PC hat.
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Arbeitet BoP auch mit Mac/Linux?
PDF-Dateien, die auf einem Mac- oder Linux-Rechner erstellt wurden, können über den PDF-Upload des Brief-online-Portals versandt werden. Siehe hierzu auch unsere Anleitung zum PDF-Versand unter „Downloads“!
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Gibt es Mindestmengen beim Brief-online-Versand?
Nein, Sie können beliebig viele Briefe über BoP versenden: 100 am Tag oder nur 1 Brief in der Woche.
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Findet nach der Registrierung für Neukunden automatisch eine Bonitätsprüfung statt?
Nein. Neukunden, die als Zahlungsmodalität die Option „Vorkasse“ wählen, werden keiner Bonitätsprüfung unterzogen.
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Als ich heute meine Briefe losschicken will, bekomme ich eine Meldung, dass ich zuerst ein Update von BoP machen soll. Bei der Installation des Updates meldet mir meine auf mittlere Sicherheitsstufe eingestellte Virenschutzsoftware ANTIvir von AVIRA:
Die Datei
"C:\Program Files\BoP\updb.exe"
ist ein Trojanisches Pferd.

Sie können absolut sicher sein, dass die Update-Software in Ordnung ist.
Avira ist für diese Meldung bekannt. Wir haben bereits mit dem Hersteller Kontakt aufgenommen und
um eine Erledigung gebeten.

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Ich habe mein Konto mit 25,- EUR aufgeladen.
Warum werden mir davon nur 21,01 EUR als Guthaben in meinem Web-Account angezeigt?

Bei dem angezeigten Betrag von 21,01 EUR handelt es sich um den Nettobetrag (ohne Mehrwertsteuer).
Wenn Sie die 19 % MwSt. (3,99¤) hinzu addieren, ergibt sich der Betrag von 25;- EUR.
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Welche Schreibweisen der Postleitzahl werden von BoP akzeptiert?
Mögliche, von BoP akzeptierte, Schreibweisen sind:
40878 Ratingen,
D-40878 Ratingen und
D – 40878 Ratingen
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Ein an die BoP-Software übergebener Brief ist mit einem roten Balken gekennzeichnet. Was ist die Ursache?
Häufigste Ursache für diese Fehleranzeige sind unvollständige oder nicht korrekte Angaben im Adressfeld oder eine falsche Positionierung der Adresse Bitte beachten Sie hierzu unsere Angaben zur Positionierung in unserer Kurzanleitung
(Downloads, „Kurzanleitung“, Seite 4).

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Kann ich meinen Briefen Anlagen beifügen?
Sie haben die Möglichkeit, im Menü „Druckoptionen“ auszuwählen, ob ein Überweisungsträger beigelegt werden soll.
Sonstige Beilagen, die Ihnen nur in Papierform vorliegen, können Sie einscannen und in Ihrem Dokument elektronisch als weitere Seite einfügen.

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Kann ich mit Kostenstellen arbeiten?
Ja, vor der endgültigen Übergabe Ihres Dokumentes an die BoP-Software, können Sie zusätzlich, falls gewünscht, den Versand-Auftrag einer Kostenstelle zuordnen und in Ihrem Portal-Account können Sie anschließend eine Kosten-Auswertung nach Kostenstellen bekommen.Kostenstellennummer und -Bezeichnung sind frei wählbar (siehe unter Downloads, „Kurzanleitung“, "Einrichtung von Kostenstellen").
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Was passiert mit Briefen, die nicht zugestellt werden konnten?
Sofern der Absender des Briefes ersichtlich ist, geht der Brief zurück an den Absender.
Sofern der Absender des Briefes nicht ersichtlich ist, wird der Brief vom System via DataMatrix erfasst und ist nach Ihrem Login auf www.briefonlineportal unter dem Menüpunkt „Aufträge“ als unzustellbar gekennzeichnet.
Die Briefe selbst werden unter Berücksichtigung des Datenschutzgesetzes von einem zertifizierten Entsorgungsunternehmen vernichtet oder im Falle einer Sondervereinbarung mit Ihnen, an Sie zurück gesandt.

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Wie sehe ich, "welche" Briefe ich "wann" über BoP versandt habe?
Wenn sie das Programm BoP auf Ihrem Rechner starten, sehen Sie im Ordner „Gesendet“ alle bisher gesendeten Briefe.
Oder nach Ihrem Login auf www.briefonlineportal unter dem Menüpunkt „Aufträge“.

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Wie kann ich meinen Kontostand einsehen, wenn ich für die Bezahlung das Vorkasseverfahren gewählt habe?
Bei jedem Web-Login wird Ihr aktueller Kontostand angezeigt.
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Kann ich mein eigenes Papier mit meinem Logo und meinen Unternehmensdaten verwenden?
Ja, für Kunden mit einem hohen Briefaufkommen bieten wir nach Vereinbarung die Vorratshaltung seines Briefpapiers und seiner Briefkuverts an.
Als Alternative erstellen wir Ihnen gerne im Bedarfsfall eine elektronische Briefvorlage mit Ihrem Logo und Ihren Geschäfts- und Kontaktdaten. Logo und Geschäftsdaten sind dann bereits in ihrer Brief-/Dokumentvorlage integriert, wenn Sie mit BoP versenden.

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Welche Materialien setzen Sie ein?
Per Laser drucken wir auf weißem Papier (80 g/m2). Kuvertiert werden die fertigen Sendungen in neutrale, weiße Fensterkuverts. Für den Fall einer Unzustellbarkeit, sind auf der Rückseite die jeweiligen Rücksendegründe zur Auswahl bereits aufgedruckt.
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Wer stellt die Briefe zu?
Deutsche Post AG und alternative Zustelldienste
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Wie lange braucht ein Brief bis zur Zustellung?
In der Regel werden Briefe, die Sie bis 17:00 Uhr über BoP versandt haben, bereits am nächsten Tag zugestellt. In Ausnahmefällen und beim Versand nach 17:00 Uhr, sind die Briefe regulär am übernächsten Tag beim Empfänger.
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Kann ich über BoP meiner Rechnung ein original Arbeitsblatt mit Kundenunterschrift zufügen?
Nein, ein Original kann nicht zugefügt werden. Aber ein eingescanntes Arbeitsblatt mit Unterschrift kann als weitere Seite im Brief elektronisch eingefügt werden.
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Kann ich BoP auch nutzen, wenn ich mit einem Lettershop zusammenarbeite?
Wenn Sie mit dem Lettershop weiterarbeiten möchten, können wir ihnen unseren LMS-Service* anbieten.
Wir arbeiten mit verschiedenen, ausgewählten Lettershops zusammen, ein Preisvergleich lohnt sich immer.

*Logistics Mail Service = Abholung, Konsolidierung, Zustellung physisch fertiger Postsendungen/ Abwicklung aller logistischen Abläufe.

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Kann ich auch mein eigenes Druckcenter nutzen?
Es besteht die Möglichkeit, Lizenzen für BoP zu erwerben, mit denen eine Inhouselösung umgesetzt werden kann.
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